Alternance – Assistant administratif (H/F)

Poste à pourvoir en alternance pour une durée d’un an

Date limite de candidature : 30/06/2022
Date prévisionnelle de démarrage : rentrée 2022

 

 La Mairie de Ville-la-Grand recherche un Assistant Administratif ou une Assistante Administrative en alternance affecté(e) au Pôle Education Loisirs et Sports.
Vous aurez pour missions le suivi des dossiers administratifs relatifs au Guichet Unique de l’Enfance et de la jeunesse ainsi que l’accueil et l’orientation des usagers sur les démarches à suivre.

 

Activités

  • Assister le responsable administratif du guichet unique
  • Gestion des plannings
  • Traitement du courrier et courriels
  • Filtre des appels téléphoniques
  • Rédaction des comptes rendus
  • Préparation des réunions
  • Rédaction des documents de formes et de contenus divers (conventions, courriers, notes de synthèse et délibérations, …)
  • Réalisation de travaux de secrétariat et de planification divers

 

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (familles, …)
  • Accueillir le public sur place ou par téléphone
  • Etre à l’écoute des besoins exprimés
  • Apporter une réponse efficiente aux demandes et accompagner les familles dans certaines démarches
  • Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité

 

  • Suivre les dossiers administratifs relatifs au Guichet Unique de l’Enfance et de la jeunesse
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
  • Photocopier, scanner et assembler les documents
  • Trier, classer et archiver les documents
  • Gérer les inscriptions aux activités de loisirs (périscolaire, centre de loisirs, …) : communication des dossiers d’inscription, vérification de la complétude (pièces et éléments financiers), saisie sur le logiciel métier dans le respect des procédures et de gestion des données
  • Gérer et actualiser la base de données
  • Assurer la facturation des activités
  • Renseigner les tableaux de suivi des activités du service

 

 

Profil 

BTS 1ère année / Bac pro Gestion et Administration – STMG ou équivalent

 

  • Savoir-faire :
  • Bonne maitrise des outils informatiques : WORD, EXCEL, logiciel métier CIRIL
  • Bonne maitrise des procédures et du vocabulaire professionnel du service
  • Anglais un plus

 

  • Savoir être :
  • Sens des contacts et de la communication écrite et orale
  • Amabilité et disponibilité
  • Rigueur
  • Sens du travail en équipe
  • Adaptabilité
  • Discrétion

 

  • Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
    • Sens du service public et de l’intérêt collectif
    • Sens de l’engagement
    • Capacité d’adaptation
    • Droiture et intégrité
    • Attitude constructive et bienveillante
    • Discrétion / respect du secret professionnel
    • Sensibilisation au développement durable

 

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